Facilities Officer

Within the Dean’s Office of Rotterdam School of Management (RSM), the Facilities Officer ensures an optimal, safe and well-functioning working environment for staff and visitors. The role combines hands-on operational facilities coordination with stakeholder communication, supplier management and administrative responsibilities.

The Facilities Officer reports to the Facilities & Services Manager and is expected to support and, when required, cover selected demand-management activities to ensure continuity of services. The role requires a minimum availability of 3 days per week.

Key responsibilities

As Facilities Officer, you will:

• Ensure a safe, functional and pleasant working environment for RSM staff by coordinating day-to-day facilities services
• Together with direct colleague, act as a primary operational contact for facilities-related matters within RSM
• Communicate with internal stakeholders and external suppliers regarding facilities needs, changes and planning
• Identify space-related requirements such as furniture, building repairs, relocations and facilities supplies
• Coordinate and plan facilities changes, including:
  • preparing requests and seeking approval from the Facilities & Services Manager
  • placing orders in line with EUR procurement regulations
  • receiving, checking and distributing supplies and equipment
• Maintain facilities-related stock and equipment and monitor usage data
• Manage and coordinate outsourced work with the EUR Service Desk and other suppliers
• Prepare, coordinate and support internal office moves and workplace changes
• Support basic IT and facilities setup, such as connecting computers, electric desks and office equipment
• Carry out light handyman and practical facilities tasks within the school such as maintenance of the pantries, deep cleaning office furniture, etc.
• Attend regular operational meetings when needed. 

Demand management support

In addition to operational coordination, the Facilities Officer will:

• Support and, when required, temporarily cover selected demand-management activities, such as:
  • intake and coordination of facilities requests
  • stakeholder communication on status, timelines and dependencies
• Ensure continuity of services during peak periods or staff absence
• Escalate complex or strategic issues to the Facilities & Services Manager

• Good written and spoken English and Dutch
• Proven experience in a similar facilities or operational role
• Experience within an educational or complex organisational environment is an advantage
• Proactive, solution-oriented and hands-on mindset
• Strong organisational and multitasking skills
• Clear communicator with strong stakeholder management skills
• Team-oriented and service-minded
• Computer skills: Windows competent
• Ability to work independently while aligning closely with the manager and team

We bieden je een internationaal georiënteerde en afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is zo snel als mogelijk. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 3.004 en € 3.465 bruto per maand Schaal 5, conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij Rotterdam School of Management (RSM). De functie heeft een omvang van 0,6 fte -0,8 fte. Het contract wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Alles wat je nodig hebt voor een goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
   
• Een duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
   
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
   
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
   
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
   
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de Expat-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter.  We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten. www.eur.nl.

Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM) is one of Europe’s top-ranked business schools. RSM provides ground-breaking research and education furthering excellence in all aspects of management and is based in the international port city of Rotterdam – a vital nexus of business, logistics and trade. RSM’s primary focus is on developing business leaders with international careers who can become a force for positive change by carrying their innovative mindset into a sustainable future. Our first-class range of bachelor, master, MBA, PhD and executive programmes encourage them to become critical, creative, caring and collaborative thinkers and doers.
www.rsm.nl

Further information about this position can be obtained from Aisha de Valk-Abubaker, via avalk@rsm.nl 

Please submit your application, including CV and cover letter, before Friday, 29 May.